نصائح لحجز المؤتمر بأبسط الخطوات وأقل التكاليف

• نصائح لحجز المؤتمر بأبسط الخطوات وأقل التكاليف

أهلا بكم، نحن سعداء اليوم للرجوع إليكم بنسخة جديدة من المؤتمر الوطني للتكنولوجيا الحيوية الذي يُعد واحدة من مُبادرتنا الريادية في مجال التكنولوجيا الحيوية بمصر، وذلك طبعا بسبب طبيعة المؤتمر الغنية بالعديد من الخبرات عن طريق عشرات الجلسات والمحاضرات التي سيقوم بها الأساتذة والباحثين في المجال ممن سيكونوا معنا وسنعلن عنهم تباعا بإذن الله في إطار العديد من المحاضرات الشيقة والمثيرة. المهم أننا اليوم لم نأتي إليكم لنتحدث عن المؤتمر ببساطة لأنه مازال أمامنا الوقت الكافي لنتحدث عنه، إلا أننا اليوم نحب أن نفيد كل راغبي الحضور بأهم النصائح التي من المؤكد أنها ستساعدهم على حجز المؤتمر وحضوره، وذلك لأننا اختبرنا على مدار كل المؤتمرات التي قومنا بتنظيمها في السنوات السابقة جميع المشاكل والعراقيل الوارد أن تواجه أي فرد أثناء حجزه للمؤتمر، حيث سنقوم فيما يلي بمناقشة نقطة نقطة كما سنحاول أن ننصحكم بأهم الممارسات التي من شأنها أن تضمن لكم حجز سلس ومُنظم للمؤتمر وكذلك بأقل التكاليف الممكنة وأيسر السُبل، ونرجوا للجميع حضور مُوفق بإذن الله.

🔴 أولًا: البريد الإليكتروني:

من أهم المشكلات التي تقابل أي فرد ينوي حضور أي مؤتمر هو بريده الإليكتروني خاصة لو كان يقوم بالتسجيل للمرة الأولى، عادة ما يكون البريد الإليكتروني غير فعال أو قديم أو غير مناسب وهذا ما يُسبب له ضرر بشكل كبير، ويأتي الضرر بسبب أن الرسائل التي يتم ارسالها عليه تتضمن تحديثات عن المؤتمر الذي نويت حضوره وأعلانات مهمة ومفيدة عن فرص قد تكون محتاجا إليها غير المواد العلمية والمحاضرات بعد انتهاء المؤتمر نفسه ولو عنوان بريدك الإليكتروني فيه مشكلة أكيد سيتم حرمانك من كل هذه الميزات. الأمر وما فيه أنه إذا قررت أن تنخرط في المجتمع العلمي الخاص بمجالك فيجب عليك أن تتأكد أن لديك بريد إليكتروني مناسب لهذا الغرض وفعال ونشط على مدار الساعة، فضلا عن ضرورة متابعته بالضبط كما تتابع مواقع التواصل الاجتماعي. كما يجب أن تضمن أن الخدمة التي تستخدمها لعمل بريد إليكتروني خاص بك هي خدمة يتم تحديثها بإستمرار بأهم المميزات والخصائص التي ستساعدك لاحقا وليست خدمة قديمة أو أقلع الكثيرين عن استخدامها. طبعا من أشهر خدمات البريد الإليكتروني هي Gmail من جوجل كما أن مستويات الأمان فيها عالية.

عند ذِكر البريد الإليكتروني لا يجب أن نتجاهل أهمية البريد الإليكتروني الجامعي، لأنه إذا كانت طالبا جامعيا أو باحثا تابعا لأي مؤسسة تعليمية أو بحثية فيجب أن تحرص على على أن يكون معك البريد الإليكتروني الجامعي الخاص بك، وعمله لا يتطلب أي تكاليف ويتيح لك الكثير من الميزات وتقوم بطلبه من وحدة تكنولوجيا المعلومات التابعة لكليتك، كما ننصحك أن يكون بريدك الإليكتروني الجامعي هو الأساس في جميع تعاملاتك بالإطار الأكاديمي بجانب البريد الإليكتروني الشخصي. إذا قمت بأخذ هذه الخطوة بعين الاعتبار ستتجنب الكثير من المشاكل التي من الممكن أن تحدث معك أثناء تسجيلك للمؤتمر خاصة المشاكل المتعلقة بتفعيل واستقبال معلومات حجزك.

🔴 ثانيًا: الإقامة للمغتربين:

إذا كنت قررت أنك ستحجز لحضور المؤتمر وأنت مغترب من خارج القاهرة، فمتوقع أنه سيكون لديك قلق بشأن الإقامة أثناء فترة المؤتمر. بكل بساطة يجب أن تعلم أن هذا القلق أصبح من الماضي فلديك القدرة على تنسيق أقامتك بنفسك دون الحاجة لأي مساعدة، ولكن لن تقدر على عمل ذلك أثناء وقت حجزك للمؤتمر وأنما يجب عليك أن تنتظر قبل تاريخ المؤتمر بفترة قريبة قد تكون أسبوع أو أسبوعين، ثم تبدأ تعمل زيارة للقاهرة وترى أنسب مكان بالنسبة لك، وهناك العديد من الأدوات التي بإمكانها أن تساعدك مثل دليل الهاتف الذي يوفر لك أقرب الفنادق وعناوينها وأرقامها من محيط قاعة المؤتمرات الذي نعلن عنه. كل ما عليك هو تسجيل تلك العنواين والأرقام لعمل زيارة لها والتأكد من طبيعة المكان وقربه للقاعة. فضلا عن تطبيقات حجز الأقامة مثل تطبيق Booking. بالتالي تكون قد تخلصت من عبئ مسألة الإقامة.

🔴 ثالثًا: تكاليف رسوم حجز المؤتمر:

طبعا في ظل الأزمات التي يمر بها العالم والتغيرات الحادة التي أصبحت لا تخفى على أحد، ونظرا لأن فريقنا بالأساس هو فريق يهتم بالتوعية وبالتالي نحرص على أن فاعليتنا تكون متاحة للحضور لأكبر عدد ممكن وتكون في متناول الجميع بقدر الإمكان وهذا يتطلب منا الدخول في معادلات كثيرة صعبة جدا لنتمكن من تحقيق التوازن بين التكاليف ورسوم الحجز الخاصة بالمؤتمر وبين المستوى المطلوب تنظيم المؤتمر عليه. بالتالي سنهتم فيما يلي بالتخلص من أي قلق بشأن تكاليف رسوم حجز المؤتمر خاصة إذا كنت راغب بالحضور وليس لديك القدرة المادية الكاملة التي تساعدك على الحضور.

قبل كل شيء يجب عليك أن تقرأ أولا كافة المعلومات المعلن عنها والخاصة بطرق وأساليب الحجز وكذلك خطة الرسوم والجدول الزمني لها، ستكتشف أن لديك أكثر من وسيلة للحجز بأقل تكاليف ممكنة لذلك يجب أن تستعين ببعض من ذكائك لتقتنص الفرصة التي من الوارد أن لا يتمكن من أقتناصها آخرين، بالتالي تكون أنت المستفيد ونفس الأمر منطبق على معظم الفاعليات والمؤتمرات.

● أول شيء المرحلة الزمنية

كل مؤتمر يتم الإعلان عن الرسوم الخاصة بحجزه طبقًا لجدول زمني معين، كلما أقترب ميعاد المؤتمر، كلما زادت رسوم الحجز لعدم استقرار تكاليف التنظيم. لذلك أول ما يجب عليك فعله هو معرفة المراحل الزمنية الخاصة بالمؤتمر واختيار المرحلة التي ستدفع فيها أقل رسوم ممكنة.

● ثاني شيء درجة الحجز

درجة الحجز للمؤتمر هي ما نسميه الـ«Class» وتتكون في حالتنا عادة من «A, B, C» وتعني أنت تحتاج أي مقدار من الخدمات أثناء حضورك للمؤتمر؟ وطبعا كلما طلبت خدمات أكثر كلما كانت التكلفة أعلى بالتالي ستقرأ كل درجة وما تحتويه من خدمات، وتختار أنسب درجة بالنسبة لك سواء من حيث التكاليف أو الخدمات. الجدير بالذِكر هنا أنه إذا كنت من القاهرة وقريب من منزلك مثلا فما الداعي لطلب خدمات مثل تلك التي تحتوي على وجبة غداء؟ طبعا لا يوجد داعي خاصة أنك من القاهرة وثانيا لأنك لو احتاجت شيء ستتمكن من الوصول له بسهولة من خلال المطاعم والمرافق المحيطة بقاعة المؤتمرات. لذا يجب أن نفهم أن بعض الأمور تكون كنوع من أنواع التيسير على المغتربين مثلا أو لا يعلم القاهرة بشكل جيد، لذلك لا يجب عليك أن تقوم بتحميل نفسك أعباء ستزيد التكلفة عليك دون تقديم منفعة أضافية في حالتك.

● ثالث شيء الدرجة العلمية

بلا شك تختلف رسوم الحجز الخاصة بالمؤتمر لو كنت طالب أو خريج أو باحث، بالتالي تأكد من قراءة رسوم الحجز الخاصة بكل درجة علمية وتدفع حسب درجتك، كما أنك يجب أن تعلم أن درجة الطلاب تشمل طلاب الدكتوراه وطلاب الماجستير.

● رابع شيء طريقة الحجز

طريقة الحجز أيضا مهمة وممكن أن تكون سبب في ارتفاع التكاليف عليك، بالتالي حاول قدر الإمكان تستخدم طرق الدفع التي لا تقوم بتكليفك تكاليف إضافية فوق رسوم حجز المؤتمر مثل فوري أو خدمات تحويل الاموال من شركات المحمول كل تلك الخدمات لها مصاريف إضافية. فممكن أن تستخدم طرق أفضل مثل التحويل البنكي.

● خامس شيء حجز المجموعات

طبعا بعد كل ما ذكرناه بالأعلى بلا شك شعرت أنه سيحدث فرق ملحوظ في رسوم المؤتمر وهذا أمر نحن نؤكده لك، ولكن مازال أمامك فرصة ممتازة للحجز برسوم أقل من المعلن عنها، وهي أنك تقوم بالتسجيل بالإشتراك مع مجموعة وطبعا كلما زاد عدد المجموعة كلما زاد الخصم لأعضائها، بالتالي لو لديك القدرة أنك تقوم بتجميع مجموعة فنحن ننصحك بذلك فورا. وأخيرا، نكون الآن انتهينا من تقديم كل التصائح التي من شأنها أن تساعدك على حجز سلس ومرن للمؤتمر، وأي فرد يواجه مشكلة في الحجز يتواصل معنا فورا ويكتب إلينا لنحل مشكلته.

● أضغط للتسجيل الآن في المؤتمر